STARTCONGRESS – SOFTWARE GESTIONALE ECM

NIKA SISTEMI ha ideato un applicativo web rivolto a tutte quelle aziende che organizzano convegni, eventi, congressi in ambito medico etc., sia nel caso in cui sia previsto l’accreditamento ECM sia nel caso in cui questa certificazione non sia richiesta.

CARATTERISTICHE E FUNZIONI L’applicativo Nika Sistemi gestisce convegni, corsi, congressi etc. in cui siano previste o meno sessioni ECM, rispettando le normative ministeriali.

Il software Nika Sistemi permette di lavorare tutte le informazioni acquisite attraverso le varie interfacce/moduli, estrapolarle e, nel caso di congressi ECM, di inviare tutti i dati raccolti al AGENAS (Agenzia nazionale per i servizi sanitari regionali) attraverso file XML. Tale software ha la caratteristica di essere sviluppato via WEB e di conseguenza può essere utilizzato ovunque, da tutti, con un aggiornamento dei dati in tempo reale. Il software ideato da Nika Sistemi si compone di due moduli principali:

 

  • GESTIONE BACK END
  • GESTIONE FRONT END

 

Il sistema ECM è sviluppato su db MY-SQL in linguaggio PHP, a partire dalla versione .5, ed è installabile su tutti i sistemi operativi LINUX e WINDOWS. Le caratteristiche di questo software gestionale sono le seguenti:

 

  • È responsive;;
  • Può essere agganciato a qualsiasi altro gestionale per la gestione della contabilità, degli aspetti commerciali od altri software di tipo anagrafico, con cui può dialogare attingendo e esportando tutti i dati anagrafici in esso contenuti;
  • È multilingua;

BACKEND

La parte di back end prevede un livello di autorizzazione per l’accesso ai dati del gestionale.

Tutti i dati sono esportabili in EXCEL o CSV.

Dal pannello principale si possono visualizzare le seguenti informazioni:

  • Ultimi congressi registrati;
  • Ultime registrazioni degli utenti;
  • Grafici che permettono di visualizzare l’andamento delle iscrizioni in rapporto al budget stanziato;

Le informazioni che è possibile acquisire dall’implementazione del sistema di back end sono le seguenti:

  • GESTIONE ANAGRAFICHE
  • GESTIONE HOTEL
  • GESTIONE CONVEGNI
  • TABELLE SUPPORTO PER ACCREDITAMENTO PUNTI ECM SECONDO DIRETTIVE A.GE.NAS
  • FATTURAZIONE
  • BUDGET

Per quanto attiene alla GESTIONE ANAGRAFICHE dei partecipanti il sistema permette di acquisire e registrare le seguenti informazioni:

  • Discipline;
  • Congresso ECM o NON ECM;
  • Professioni;
  • storico dei partecipanti ai congressi;
  • storico dei convegni a cui l’utente si è iscritto e/o ha partecipato;

Gli utenti possono essere registrati sia dalla sezione di front, sia dalla sezione di back end.

Tutti i dati inseriti in questa fase di registrazione possono essere estrapolati attraverso la selezione dei campi oggetto dell’estrazione.

Il risultato di tale estrapolazione può essere salvato in formato CSV (testo) oppure in formato EXCEL.

Nel caso in cui la sezione delle anagrafiche sia estrapolata in formato testo è possibile, di conseguenza, importarla in altri software e/o integrarla con software di newsletter, attraverso una serie di procedure automatiche.

All’interno di questa sezione del gestionale, è possibile gestire la fase di creazione degli UTENTI AMMINISTRATORI, differenziando i livelli di accesso ai dati registrati.

Nello specifico possono essere create le seguenti categorie:

  • utenti di livello più elevato, con accesso alla totalità dei dati, tra cui per esempio al budget;
  • utenti collegati alle aziende in modo da gestire in modo univoco le iscrizioni aziendali;
  • utenti di livello segreteria esterna, che collaborano con altre segreterie con accesso ai relativi back end in modo da condividere la parte di dati utili al convegno o congresso in oggetto.

Per quanto attiene alla GESTIONE HOTEL, il sistema permette di inserire una descrizione dell’hotel, di gestire gli allottment, di gestire e visualizzare le prenotazione, di generare la rooming list, di generare i voucher di partecipazione.

Nello specifico possono essere inseriti in tale sezione i dati, le immagini etc. di hotel convenzionati oltre a quelli di eventuali incentive.

In questa sezione viene gestita la parte relativa ai pagamenti con particolare attenzione alla differenziazione dei pagamenti a seconda che avvengano a commissione, a prezzo netto, a fee di prenotazione.

La gestione delle prenotazioni e dei pagamenti può avvenire secondo due modalità:

  • invio di richiesta di prenotazione della camera all’organizzatore del congresso o convegno e pagamento direttamente allo stesso;
  • richiesta di prenotazione all’organizzatore del congresso o convegno e pagamento con pagamento direttamente all’hotel in fase di check out, con conseguente invio di una mail generata dal sistema in cui vengono richiesti i dati della carta di credito a garanzia della prenotazione effettuata;

Per quanto attiene alla generazione dei voucher è possibile affinare tale funzione personalizzando i voucher sia a seconda del congresso o convegno sia a seconda dell’hotel selezionato.

Per quanto attiene alla GESTIONE CONVEGNI il sistema permette di gestire le seguenti tipologie di convegni:

  • convegni e congressi medici ECM;
  • convegni e congressi medici NON ECM;
  • convegni e congressi afferenti ai più svariati ambiti ed argomenti;
  • viaggi incentive;

Tale sezione del gestionale permette quindi di elaborare i dati acquisiti a partire dalla pubblicazione sul web dell’evento in questione, per arrivare poi alla gestione dei partecipanti, dei relatori, fino alla possibilità di gestione degli abstract.

In base alla tipologia del convegno e alla combinazione di ulteriori flag è possibile o necessario rendere obbligatori determinati campi.

In caso di convegni e congressi medici, è anzitutto necessario distinguere tra le due tipologie:

  • ECM;
  • NO ECM;

nel caso di convegni o congressi medici ECM è obbligatorio compilare il campo relativo alle DISCIPLINE, perché, sulla base di questo dato, il programma permette di settare le quote di partecipazione anche per singole discipline.

La sezione relativa alle discipline può essere implementabile, sia attraverso i tracciati A.ge.na.s, sia direttamente da parte degli organizzatori del congresso o convegno sulla base del tema oggetto del meeting.

In caso convegno o congresso medico ECM il software NS è in grado inoltre di generare file XML da fornire ad A.GENA.S, con dati relativi alla disciplina di afferenza, al codice fiscale, al tipo di dipendente etc.

Un plus di tale software è inoltre quello di potere gestire congressi multi sessione, garantendo l’accreditamento alle singole sessioni ECM, unitamente alla possibilità di differenziare le quote a seconda della disciplina e delle dead line stabilite.

Per tutte le tipologie di congressi o convegni è possibile limitarne l’accesso solo ad alcune discipline.

Il software permette di gestire sia il CONGRESSO/CONVEGNO MASTER, sia le varie SESSIONI in cui potenzialmente può essere suddiviso.

Il congresso/convegno master viene pubblicato nella parte di front end e consente l’iscrizione a tutte le sessioni nella loro totalità, ovviando il problema di doversi iscrivere ad ogni singola sessione. Questa opzione assolutamente competitiva è resa possibile grazie all’implementazione di una funzione che consente di selezionare, all’interno del programma del convegno master, le varie sessioni, per cui si abilita la partecipazione, e creare quote o pacchetti di quote ad esse corrispondenti.

Per ogni pacchetto poi è possibile definire le discipline, che ne abbiano accesso. In caso di congressi o convegni ECM, ogni singola sessione viene singolarmente accreditata, anche nel caso in cui ci si iscriva all’intero pacchetto di sessioni afferenti al congresso/convegno master.

Nel caso in cui le iscrizioni avvengano tramite Associazioni è possibile strutturare il procedimento nel seguente modo:

  • creare quote differenti in base all’appartenenza alla categoria socio/non socio;
  • caricare l’elenco dei nominativi dei soci in modo da verificare automaticamente l’effettiva appartenenza alla categoria da parte dell’iscritto ed abilitarlo automaticamente alla quota socio;

Per ogni congresso/convegno è sono inoltre caricate le seguenti funzionalità:

  • gestione delle iscrizioni ad eventi sociali (v. per esempio cene, transfert, biglietti teatrali, aperitivi, rappresentazioni etc.);
  • gestione, tramite apposita maschera dedicata al desk, delle iscrizioni dell’ultimo minuto, con possibilità di iscrizione appunto, gestione accessi in sala, uscite, ritiro materiale convegno etc.
  • possibilità di attivare la funzione di COPIA in modo da importare le passate edizioni di un congresso/convegno e modificare solo i dati relativi per esempio agli orari, al numero dell’edizione etc.
  • possibilità di gestione degli abstract nella parte di front end, con relativa fase di valutazione del paper da cui scaturisce l’ammissione o meno al ruolo di relatore all’interno del panel;
  • possibilità di gestire gli attestati direttamente dal web e di decidere quali utenti abilitare o meno al download dell’attestato ECM (badge ed attestato di partecipazione);possibilità di definire un template base su cui stampare i dati del singolo partecipante e le informazioni che si intende includere in tale attestato;

Infine questa sezione permette di gestire e generare i vari BARCODE.

Per quanto attiene alle TABELLE SUPPORTO PER ACCREDITAMENTO PUNTI ECM, il sistema software ideato da NS permette di gestire le varie tabelle da inviare ad A.GE.NA.S per la validazione del corso.

Per quanto attiene alla FATTURAZIONE il software NS comprende un modulo integrato con quello relativo alla GESTIONE CONVEGNI. La fattura avrà un template fornito dal cliente con un numero di fatturazione interno al sistema o integrato nel gestionale in caso di necessità. Il medesimo modulo può esser utilizzato anche per la fatturazione di altri servizi. Il modulo relativo alla fatturazione permetterà di fatturare servizi, iscrizioni, commissioni, differenti aliquote, eventuali esenzioni, ma non consentirà di gestire, in questa sezione, anche la parte relativa alla contabilità.

Per quanto attiene al BUDGET attraverso l’impostazione delle voci è possibile strutturare budget personalizzati per ogni singolo preventivo. Le variabili relative ai COSTI REALI, MARK UP, VENDITA AL CLIENTE definiscono poi il BREAKEVEN POINT.

In particolare esiste un modulo dedicato per la fase di preventivazione di convegni/congressi, che permette di definire, in autonomia e sulla base delle specificità di ogni congresso/convegno/cliente, quali voci di spesa inserire e quali nella voce costi/ricavi.

Per ogni singola voce è possibile definire i seguenti valori:

  • costi;
  • mark up;
  • aliquota;
  • fee di partecipazione;
  • commissione netta;

il sistema calcolerà poi in automatico i totali di tutti i costi e degli eventuali ricavi.

Il modulo relativo al budget genera un file excel in cui sono presenti le colonne preventivo, consuntivo e valore interno sia nel file del preventivo sia in quello del consuntivo.

Ogni budget viene legato al congresso corrispondente ad in questo modo la parte relativa alla quote di iscrizione andrà ad implementare la voce dei ricavi.

La gestione del budget di un convegno/congresso può essere gestito internamente all’azienda oppure dato in appalto.

Nel primo caso, differente sarà la fatturazione che ne consegue a seconda che si verifichi una delle due seguenti possibilità:

  • i ricavi coprano interamente i costi;
  • i ricavi non coprano interamente i costi e di conseguenza l’Azienda dovrà coprire il differenziale con una integrazione pari al passivo e conseguente fatturazione dedicata appunto.

Tutto il software, ideato da NS, sarebbe predisposto per essere integrato con piattaforme FAD, in modo da raccogliere i dati per conto di e certificare, in caso di necessità, anche coloro, che offrono il servizio di Formazione a Distanza. Attualmente tale possibilità è in fase di approfondimento ed implementazione.

Il cliente ha la possibilità di integrare il pacchetto applicativo con un’altra soluzione di front end, definita AREA AZIENDALE, riservata alle Aziende sponsor e predisposta per permettere a ciascuna azienda sponsor di inserire i propri nominativi di iscritti con quote di iscrizione appositamente dedicate.

FRONTEND

La parte di gestione front end permette di gestire le seguenti operatività:
1) Visualizzazione di tutti gli eventi, congressi, corsi etc. passati e futuri, organizzati dal Cliente. In questa sezione vengono visualizzate tutte le informazioni basilari (data, location, descrizione generale etc…), oltre alla possibilità di integrare il tutto con immagini ed eventuale download della brochure, del programma del corso e del QRcode;
2) Possibilità di iscrizione on line degli utenti a partire da una form di base, contenente campi obbligatori, diversificata e diversificabile in base al fatto che il convegno o congresso sia o non sia un convegno/congresso di ambito medico, oltre al fatto che sia accreditato ECM o meno. Il grado di approfondimento dei dati richiesti nella form dei convegni e congressi medici è assolutamente maggiore e va ad attingere a dati riferiti alla tipologia di disciplina, al ruolo medico del partecipante, alle differenti quote etc.
Nel caso di congressi o eventi ECM, inoltre, vengono aggiunti ulteriori nuovi dati obbligatori da compilare (obbligatori perché richiesti da A.ge.nas).
3) Adattabilità e personalizzazione della grafica degli eventi e congressi sulla base delle esigenze del cliente, omogeneizzando l’aspetto visivo sulla base dei colori, del logo etc. del sito o sulla base di specifiche opportunamente dettate e stabilite in fase di implementazione.
La form di iscrizione è strutturata su tre livelli e, a seconda del tipo di evento, permette di gestire:
a. Convegno classico
b. Convegno medico
c. Convegno accreditato ECM

A seconda della tipologia di convegno ed alla definizione del tipo di corso, la form di iscrizione si adatta automaticamente da back end.
Per quanto attiene alle viarie possibilità di iscrizione il software ideato da NS permette di gestire le seguenti informazioni:

  • gestione iscrizioni;
  • scelta pacchetto iscrizioni;
  • opzione partecipazione ad eventi sociali;
  • possibilità di effettuare il pagamento on line nel caso in cui il cliente fornisca a NS l’autorizzazione ad agganciarsi alla propria banca;
    gestione prenotazioni alberghiere;
 

L’utente avrà a disposizione area personale per:

  • storico degli eventi, congressi a cui si è partecipato;
  • possibilità di saldare eventuale iscrizione rimasta in sospeso per motivi tecnici o personali momentanei;
  • possibilità di scaricare attestati di partecipazione e di accreditamento. Tale voce ha carattere opzionale in quanto il cliente ha la facoltà di ricevere gli attestati generati o via mail o tramite il sito, in modo da generare traffico sul sito ai fini del posizionamento e da garantirsi l’effettiva ricezione del documento.

Ulteriore caratteristica del front end è che sia un sistema RESPONSIVE e MULTILINGUA.